Làm thế nào để tạo một macros trên Excel 2013

by on Posted in Chia sẻ kinh nghiệm

Hostvn

Macro là chương trình nhỏ chạy trong Excel và giúp tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại thông thường. Macro là một trong những tính năng mạnh mẽ nhất của Excel, nhưng lại chưa được sử dụng đúng mức. Sử dụng các macro, bạn có thể tiết kiệm thời gian và tăng năng suất làm việc của mình.

Capture7

Bước 1: Kích hoạt thanh công cụ Developer Toolbar.

Để viết các macro, bạn sẽ cần truy cập vào thanh Developer toolbar ở trên thanh  công cụ. Nó được ẩn theo mặc định. Để kích hoạt nó, bạn vào File -> Options -> Customize Ribbon và tích vào ô  “Developer” trong mục Main Tabs bên tay phải.

Capture

Nhấn OK. Bây giờ bạn sẽ thấy “Developer” ở trên thanh công cụ.

Capture8

Bước 2: Kích hoạt  Macro

Macros được tắt theo mặc định trong Excel. Điều này là để bảo vệ bạn khỏi các macro độc hại chạy tự động trong các tập tin Excel tải về. Để sử dụng các macro, bạn sẽ phải đầu tiên cho phép chúng từ Trust Center.

Để làm điều này, bạn vào File -> Options -> Trust Center. Nhấn vào nút ‘Trust Center Settings’ trong menu này.

Capture2

 

Trong cửa sổ mới này, hãy vào “Settings Macro” và chọn nút “Enable all macros’.

Capture3

Nhấn OK. Bây giờ bạn có thể bắt đầu sử dụng các macro trong các bảng tính Excel của bạn.

Bước 3: Chuẩn bị bảng tính

Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ tạo một macro rất đơn giản để thay đổi màu sắc, kích thước và bôi đậm văn bản.

Trong bảng tính của bạn, gõ vào một số văn bản trong các ô bất kỳ. Chúng ta sẽ ghi lại một macro để thay đổi định dạng của văn bản này.

macro-excel-2013-06

Nhấn OK. Bây giờ bạn có thể bắt đầu sử dụng các macro trong các bảng tính Excel của bạn.

 

Bước 4: Tạo một Macro mới

Trong tab “Developer”, nhấp vào “Record Macro”

Capture4

Một cửa sổ pop-up sẽ yêu cầu bạn điền tên, vị trí lưu trữ, phím tắt và mô tả cho macro.

Capture5

Gõ vào bất cứ điều gì bạn muốn vào tiêu đề macro của bạn. Bạn có thể sử dụng đến hàng chục macro trong một bảng tính lớn, việc có thể nhanh chóng tìm thấy macro theo tên sẽ giúp bạn tiết kiệm được nhiều thời gian. Gõ thêm vài dòng mô tả về chức năng của macro trong mục “Description” là một thói quen tốt.

Có hai lựa chọn quan trọng ở đây:

– Shortcut Key: Các phím tắt cho phép bạn truy cập nhanh đến các macro. Sử dụng một phím tắt tùy chỉnh có vất tốt ( vì chúng ta đang sử dụng macro để tiết kiệm thời gian). Tuy nhiên một số chức năng mặc định Excel cũng sử dụng định dạng phím tắt CTRL + kí tự / Số. Để tránh xung đột với các phím tắt có sẵn, nên thêm ít nhất là hai phím để tạo phím tắt – giống như CTRL + SHIFT + A, hoặc Ctrl + A + 1

– Store Macro in: Trong trình đơn thả xuống, bạn có thể quyết định nơi để lưu các macro. Nếu bạn chọn “This Workbook”, macro sẽ có sẵn cho việc sử dụng trong bảng tính hiện có. Lựa chọn “New Workbook” sẽ lưu macro trong một bảng tính mới. Tùy chọn mạnh mẽ nhất ở đây là lưu macro trong “Personal Macro Workbook”. Macro được lưu trữ trong bảng tính này có sẵn trên tất cả các bảng tính của bạn. Hãy hình dung nó như là một kho lưu trữ trung tâm cho tất cả các macro mà bạn tạo ra. Các tập tin macro sẽ được ẩn thư trong mục Windows AppData, nhưng nó sẽ được tải lên tự động khi bạn khởi động Excel, tạo cho bạn truy cập đầy đủ đến tất cả các macro.

Trong ví dụ này, chúng ta sẽ sử dụng tổ hợp phím tắt CTRL + SHIFT + A và lưu trữ nó trong “This Workbook”.

Bước 5: Ghi lại các Macro

Khi bạn đã nhập tất cả các yêu cầu chi tiết, nhấp OK. macro của bạn hiện đang được ghi lại.

Chọn ô mà bạn nhập văn bản của bạn. Chuyển sang tab “Home” và thay đổi màu sắc của nó thành màu đỏ, cỡ chữ 18, font chữ và trọng lượng để “bold”.

macro-excel-2013-08

Khi bạn thực hiện xong, nhấp chuột vào nút ‘Stop Recording’ trong tab Developer, hoặc nhấn khối vuông nhỏ ở dưới cùng của bảng tính cạnh “Ready”.

macro-excel-2013-09

Bây giờ bạn đã ghi thành công một macro Excel!

Bước 6: Kiểm tra các Macro

Bây giờ bạn đã ghi macro đầu tiên của bạn, hãy xem nó hoạt động như thế nào.

Viêt thêm một số đoạn văn bản vào các ô khác nhau

macro-excel-2013-10

Khi bạn đã thêm các văn bản, chỉ cần chọn bất kỳ ô nào và nhấn phím tắt cho macro (CTRL + SHIFT + A) của bạn. Các định dạng sẽ ngay lập tức thay đổi thành 18 pt. font chữ đậm và màu đỏ. Bạn có thể áp dụng điều này cho từng ô tại một thời điểm, hoặc chọn nhiều ô cùng một lúc.

Bây giờ bạn có thể thay đổi định dạng mà nếu không cần đến nhiều lần nhấp chuột, chỉ một phím tắt là đủ.

macro-excel-2013-11

Đây là một trong các macro cơ bản nhất mà bạn có thể tạo ra. Và tất nhiên, macro có thể được tạo ra để thực hiện nhiệm vụ rất phức tạp hơn rất nhiều.

Hy vọng bài hướng dẫn trên đây có ích cho các bạn.

Xin cảm ơn!

Hostvn